Tidak masalah berapa banyak yang telah Anda habiskan untuk mengasuransikan berbagai aspek bisnis Anda; Anda masih memerlukan rencana kesinambungan bisnis.
Rencana kesinambungan bisnis memudahkan Anda untuk mengelola bencana dan membangun kembali bisnis Anda dan menjalankannya jika terjadi kejadian yang tidak terduga. Dengan adanya rencana kesinambungan bisnis, Anda tidak perlu kehilangan banyak hal dalam hal potensi bisnis, pelanggan, dan karyawan ketika terjadi bencana. Anda akan dapat melanjutkan bisnis Anda lagi seperti tidak ada yang terjadi.
Rencana kesinambungan bisnis adalah salah satu bentuk asuransi termurah yang dapat dimiliki perusahaan karena tidak akan dikenakan biaya apa pun. Namun sayangnya, banyak perusahaan lebih suka meneruskan aspek vital ini dan biasanya tidak repot sampai terlambat. Untuk mengembangkan rencana kesinambungan bisnis Anda sendiri, berikut adalah beberapa item daftar periksa yang harus Anda sertakan.
Menulis Rencana Kesinambungan Bisnis - Contoh Template / Daftar Periksa
1. Sebutkan maksud dan tujuan rencana
Pertama, Anda harus menganalisis dengan jelas alasan Anda untuk membuat rencana kesinambungan bisnis serta tujuan yang ingin Anda capai. Tentu saja, tujuan utama Anda untuk menciptakan rencana kesinambungan bisnis adalah untuk membantu perusahaan Anda bangkit kembali secepat mungkin seandainya terkena bencana. Anda harus menyatakan ini dalam rencana kesinambungan bisnis (BCP) serta sifat potensi bencana.
2. Personel cadangan
Selanjutnya, Anda harus membuat daftar personel yang akan bertanggung jawab atas pengambilan keputusan atau mengisi peran penting ketika terjadi bencana. Beberapa fungsi pekerjaan terlalu penting untuk dibiarkan kosong karena alasan apa pun, karena membiarkannya kosong dapat menyebabkan masalah yang lebih besar bagi keberlangsungan eksistensi perusahaan. Anda harus mengidentifikasi posisi tersebut dan membuat daftar orang yang akan mengisi posisi tersebut bersama dengan alamat kontak, alamat email dan nomor telepon mereka dan semua informasi kontak lainnya yang diperlukan.
3. Kontak eksternal
Selain posisi kritis internal, beberapa posisi eksternal juga sangat kritis — seperti konsultan bisnis, pengacara dan akuntan perusahaan, bankir, dan konsultan teknologi informasi. Kebanyakan, ini haruslah orang-orang yang berperan dan dapat membantu untuk membantu bisnis bangkit kembali dengan cepat. Anda harus membuat daftar orang-orang tersebut serta alamat kontak mereka dan memasukkannya ke dalam rencana kesinambungan bisnis Anda.
4. Peralatan
Lakukan hal yang sama untuk peralatan penting juga. Apakah ada mesin atau peralatan yang penting untuk operasi bisnis Anda? Apakah ada perangkat lunak khusus yang berisi data bisnis penting ? Anda harus membuat daftar peralatan dan perangkat lunak tersebut. Dan jika ada cadangan di luar situs, ini harus dimasukkan juga.
5. Dokumen bisnis
Setiap perusahaan memiliki beberapa dokumen penting dan surat-surat bisnis, seperti dokumen pendirian, sertifikat pajak, rincian perbankan, perjanjian sewa, dan informasi staf. Dalam hal terjadi bencana seperti kebakaran atau banjir, dokumen-dokumen tersebut dapat hilang sehingga menyebabkan komplikasi lebih lanjut untuk bisnis. Bagaimana Anda berniat menangani kehilangan dokumen jika terjadi bencana ? Anda harus memasukkan ini dalam BCP Anda juga.
6. Peralatan darurat
Mari kita asumsikan bahwa sebuah perusahaan produksi kehilangan semua peralatan dan mesin vitalnya, yang digunakannya untuk memproduksi barang-barangnya. Tentu saja, perusahaan akan mengasuransikan peralatan dan mesin ini, tetapi perusahaan asuransi tidak akan membayar Anda pada hari yang sama ketika Anda mengajukan klaim, bukan? Apakah Anda kemudian membiarkan konsumen Anda menggantung dan membiarkan pesaing Anda mengambil alih sementara Anda mencoba membuat diri Anda bersama lagi ? Anda harus meletakkan rencana di tempat untuk peralatan darurat yang dapat digunakan untuk melanjutkan operasi sampai Anda dapat mulai beroperasi kembali sepenuhnya.
7. Lokasi darurat
Di mana Anda akan memindahkan bisnis Anda untuk sementara jika Anda kehilangan tempat bisnis Anda saat ini? Dapatkah karyawan Anda bekerja dari rumah sambil menunggu waktu Anda dapat memulihkan lokasi Anda ? Ini adalah hal-hal yang harus Anda perhatikan dan detail bagaimana hal itu akan ditangani jika situasi seperti itu muncul.
8. Daftar instruksi
Juga harus ada daftar instruksi yang berisi beberapa tanggung jawab penting untuk ditangani pada saat bencana dan bagaimana mereka harus ditangani. Misalnya, harus ada instruksi terperinci tentang cara menghubungi perusahaan asuransi Anda untuk memberi tahu mereka tentang bencana serta cara mengajukan klaim asuransi. Ini harus dilakukan untuk setiap tanggung jawab penting di perusahaan.
9. Dokumentasi rencana kesinambungan bisnis Anda
Ketika Anda telah selesai menulis rencana kesinambungan bisnis Anda, pastikan bahwa Anda telah mendokumentasikannya dalam bentuk soft dan hard copy. Anda dapat menggunakan penyimpanan cloud dan cadangan di luar situs untuk salinan lunak. Sedangkan untuk hard copy, pastikan bahwa setiap personil kunci tidak hanya memiliki salinan tetapi juga memahami apa yang harus dilakukan dengannya.
Meskipun rencana kesinambungan bisnis mudah dibuat dan harus menjadi sesuatu yang dapat Anda buat sendiri, Anda dapat mempertimbangkan untuk menyewa konsultan untuk menanganinya jika Anda merasa sulit untuk menanganinya.