Sebagian besar bisnis yang akhirnya tumbuh besar dimulai dari yang kecil seperti Apple® dan Microsoft®. Beberapa dari mereka mulai dari garasi dan mereka akhirnya tumbuh menjadi nama rumah tangga di seluruh dunia. Yang benar adalah bahwa selain memiliki ide bisnis yang fantastis, komitmen, disiplin, dedikasi, dan perhatian terhadap detail adalah beberapa atribut dasar yang membuat bisnis kecil tumbuh begitu besar.
Jika Anda seorang wirausahawan yang menjalankan bisnis kecil atau Anda bergerak di bidang ritel, salah satu kunci yang Anda perlukan untuk membuat bisnis Anda tumbuh dan menjadi sangat menguntungkan adalah menempatkan proses di tempat yang akan memastikan manajemen persediaan yang efektif. Pepatah yang mengatakan 'ritel adalah detail' dengan benar menggambarkan konsep pendekatan manajemen persediaan yang efektif untuk bisnis kecil; Anda hanya perlu memperhatikan setiap aspek bisnis kecil Anda jika Anda ingin itu tumbuh.
Pentingnya Manajemen Inventaris untuk Pemilik Usaha Kecil
Tidak ada yang mengirim pelanggan ke tangan pesaing seperti inventaris yang tidak memadai. Pada saat yang sama, tidak ada yang membunuh arus kas dan akhirnya, profitabilitas seperti kelebihan persediaan.
Sebagai seorang pebisnis, Anda harus menjaga inventaris yang seimbang untuk menghindari kehilangan pelanggan Anda dan juga untuk menjaga agar inventaris yang berlebih tidak hilang. Karena itu, Anda harus memiliki sistem manajemen persediaan yang sangat solid. Berikut adalah beberapa manfaat penting dari manajemen persediaan.
Sebuah. Pencegahan situasi kehabisan persediaan
Bayangkan bahwa toko kelontong terdekat Anda selalu keluar dari merek sereal favorit Anda, dan kemudian Anda mendengar tentang toko lain yang tidak terlalu jauh yang hampir tidak pernah kehabisan merek yang sama. Tentu saja, Anda akan mulai mengunjungi toko baru untuk membeli sereal merek kesayangan Anda.
Dan akhirnya, karena tidak nyaman bagi Anda untuk berbelanja bahan makanan di dua toko yang berbeda, Anda harus memilih satu toko — dan tentu saja itu adalah toko yang selalu memiliki stok yang Anda butuhkan. Sayangnya, toko kelontong terdekat Anda kehilangan pelanggan karena manajemen persediaan yang buruk.
Anda harus selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan Anda dengan memastikan bahwa mereka mendapatkan akses ke produk Anda setiap saat dan cara terbaik untuk melakukan ini adalah melalui manajemen persediaan yang tepat.
b. Menghindari terlalu banyak menimbun
Overstocking sendiri merupakan masalah. Ketika Anda menyimpan terlalu banyak produk, ada kemungkinan Anda mungkin tidak dapat menjual semuanya tepat waktu dan ada kemungkinan besar bahwa beberapa barang akan rusak atau bahkan menjadi usang yang menyebabkan kerugian besar bagi bisnis Anda.
c. Pengurangan biaya penyimpanan-: Biaya penyimpanan persediaan sangat terkait dengan ukuran persediaan. Jika Anda menyimpan jumlah inventaris yang tepat, Anda tidak perlu menghabiskan terlalu banyak untuk penyimpanan, pemeliharaan, penempatan staf, dan semua biaya penyimpanan lainnya.
d. Pengurangan pencurian dan pencurian
Masalah lain yang datang dengan manajemen stok, yang membantu manajemen persediaan yang tepat untuk mencegah adalah pengurangan pencurian. Selalu ada karyawan atau pelanggan yang tidak jujur yang mencoba "membantu diri mereka sendiri" dengan beberapa produk perusahaan. Dengan manajemen dan pemantauan inventaris yang tepat, Anda akan dapat dengan mudah mendeteksi dan mengendalikan situasi seperti itu.
e. Manajemen modal kerja
Anda perlu modal kerja untuk mengelola setiap aspek bisnis Anda. Tetapi ketika Anda tenggelam dalam terlalu banyak dana dalam persediaan barang, aspek-aspek lain dari bisnis Anda mungkin menderita karena tidak akan ada cukup dana untuk melakukan kegiatan lain.
Manajemen persediaan membantu Anda memegang jumlah stok yang tepat. Saham Anda tidak akan terlalu banyak sehingga Anda harus tenggelam terlalu banyak modal kerja di dalamnya. Dan itu tidak akan terlalu sedikit sehingga modal kerja Anda tidak digunakan secara efisien.
f. Bahan baku yang memadai
Manajemen inventori bahkan lebih penting bagi produsen karena Anda tidak boleh kehabisan bahan baku. Jika Anda pernah kehabisan bahan baku atau bahan penting untuk produksi, itu bisa menyebabkan kerugian konsekuensial seperti hilangnya upah yang dibayarkan kepada pekerja, hilangnya waktu, dan kerugian lainnya. Produsen menggunakan manajemen persediaan untuk memastikan bahwa jumlah yang tepat dari bahan-bahan produksi selalu tersedia.
g. Akuntansi laba yang akurat
Persediaan adalah aset bisnis sendiri. Dan ketika Anda menyiapkan laporan keuangan Anda, Anda harus menyatakan nilai tepat dari persediaan Anda saat ini. Tanpa manajemen inventaris yang tepat, apa yang akan Anda dapatkan adalah asumsi atau bahkan berlebihan. Ini juga secara otomatis berarti laba yang meningkat dan laporan keuangan yang tidak akurat.
h. Pemesanan ulang
Manajemen inventaris membantu Anda mengetahui kapan harus memesan kembali barang yang tidak tersedia. Ini juga membantu Anda menghindari jeda waktu dalam proses pemesanan ulang. Terkadang ketika Anda memesan ulang beberapa bahan produksi penting, pemasok akan membutuhkan waktu sebelum memproses pesanan Anda dan mengirimkannya kepada Anda. Dengan manajemen inventaris yang tepat, Anda akan mengetahui batas waktu setiap pemasok dan dapat memesan ulang pada waktu yang tepat.
saya. Efisiensi gudang
Jika Anda memiliki gudang yang sangat besar atau beberapa gudang, menjadi sulit untuk mengetahui gudang mana yang menyimpan barang apa, dan ini menyebabkan penundaan yang tidak perlu dalam proses produksi. Dengan manajemen persediaan yang memadai, masalah seperti itu dapat dihilangkan atau dikurangi seminimal mungkin. Ini juga membantu mengurangi biaya pergudangan secara signifikan.
j. Identifikasi masalah potensial
Manajemen persediaan yang tepat memudahkan untuk mengidentifikasi dengan cepat masalah-masalah produksi potensial yang terkait dengan manajemen persediaan dan memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan segera juga.
Meskipun pelacakan inventaris bukanlah tugas yang menyenangkan, ini adalah aspek kunci dari pengoperasian bisnis yang sukses. Memiliki sistem yang baik untuk melacak inventaris dan penjualan Anda akan membantu Anda mengetahui barang apa yang Anda miliki dalam stok, apa yang telah Anda jual, apa yang masih dalam pesanan, dan kapan pesanan Anda akan tiba.
Dengan sistem seperti itu, Anda dapat dengan cepat mengenali produk-produk penjualan cepat yang Anda perlu memesan ulang dan produk-produk penjualan lambat yang Anda butuhkan untuk menandai atau mempromosikan lebih agresif. Selain itu, melacak inventaris Anda secara teratur dan efektif dapat membantu Anda menyimpan inventaris moderat yang tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit.
Memiliki terlalu banyak persediaan mengikat dana yang dapat digunakan untuk biaya operasi atau untuk keperluan lain yang lebih penting. Sebaliknya, memiliki terlalu sedikit persediaan membuat Anda kehilangan pendapatan karena Anda tidak memiliki cukup produk untuk dijual. Setelah membahas pentingnya inventaris dan pelacakan penjualan, sekarang mari kita membahas cara melacak inventaris dan penjualan di bisnis kecil Anda. Ada banyak cara untuk melacak inventaris Anda, dan semua metode ini termasuk dalam dua kategori: manual dan otomatis.
Dua Cara untuk Melacak Inventaris dan Penjualan Anda
I. Metode manual
Untuk melacak inventaris Anda menggunakan metode manual, mulailah dengan menghitung produk Anda untuk menentukan inventaris awal. Kemudian kategorikan inventaris Anda terlebih dahulu berdasarkan nama produk, kemudian menurut atribut spesifik produk lainnya, seperti warna, ukuran, penggunaan, tanggal, atau gaya.
Misalnya, jika Anda memiliki parfum sebagai inventaris, Anda akan ingin mengkategorikannya berdasarkan namanya, lalu apakah itu untuk pria atau wanita atau keduanya, lalu berdasarkan ukuran. Ini memudahkan Anda untuk melacak apa yang Anda butuhkan dan apa yang belum Anda jual. Setelah mengurutkan item pada inventaris Anda ke dalam kategori, buat spreadsheet di Microsoft Excel untuk melacak inventaris dan penjualan Anda.
Cukup buat lembar kerja untuk setiap produk dan daftarkan jumlah persediaan awal untuk produk itu. Dari titik itu, sesuaikan jumlah persediaan awal yang diperlukan. Artinya, kurangi semua penjualan setiap produk dari daftar Anda dan tambahkan kedatangan baru ke dalamnya. Lakukan ini setidaknya seminggu sekali, sesuaikan total inventaris seperlunya.
Microsoft Excel akan cukup jika Anda memiliki kurang dari 10 item berbeda pada inventaris Anda. Namun, jika Anda memiliki lebih dari 10 item pada inventaris Anda, opsi yang lebih baik adalah mengatur database inventaris di Microsoft Access. Microsoft Access menawarkan templat inventaris yang semi-otomatis, lebih menarik, dan lebih mudah digunakan. Dan Anda dapat mencetak laporan inventaris yang nyaman untuk melacak penjualan, penambahan inventaris, dan pengembalian. Namun, itu masih tidak seefektif sistem yang sepenuhnya otomatis.
II Metode otomatis
Jika Anda menjalankan bisnis yang memiliki beberapa item berbeda pada inventarisinya (seperti toko ritel), Anda perlu menggunakan sistem otomatis karena metode manual inventaris dan pelacakan penjualan akan terlalu rumit, jika bisa diterapkan sama sekali.
Meskipun ada banyak metode otomatis, yang paling umum dan paling efektif melibatkan pengintegrasian perangkat lunak manajemen inventaris profesional dengan pemindai barcode dan register di toko Anda. Setiap produk memiliki barcode unik, yang dipindai di titik checkout. Barcode berisi harga serta informasi terkait lainnya tentang barang tersebut.
Setelah pemindai kode batang mendeteksi dan mendaftarkan produk untuk dijual, pemindai kode batang secara otomatis mencatat penjualan dan mengurangi jumlah unit dari barang yang dibeli dari jumlah total unit yang tersisa di toko. Ini dilakukan dalam hitungan detik.
Metode lain melibatkan penggunaan identifikasi frekuensi radio, yang menandai setiap item inventaris dengan tag plastik yang berisi microchip yang dapat diprogram dan antena kecil. Tag berisi informasi yang relevan tentang setiap produk dan dapat dibaca oleh pembaca genggam khusus.
Meskipun opsi ini lebih mahal daripada penggunaan barcode, ia datang dengan banyak keuntungan. Tag dapat dibaca dari jarak jauh. Setumpuk besar item yang ditandai dapat dibaca sekaligus dan informasi pada tag tersebut dapat segera diperbarui saat item dipindahkan dari satu titik ke titik lain di dalam toko Anda. Dan yang menarik, tag dapat diatur untuk memicu alarm ketika item meninggalkan toko — mencegah pencurian barang yang ditandai.
Jadi, jika Anda menjual barang yang sangat mahal, seperti perhiasan, Anda akan lebih baik dengan opsi ini. Bahkan jika Anda melacak penjualan dan inventaris Anda dengan sistem otomatis, lakukan pemeriksaan manual setidaknya sekali dalam setahun untuk memastikan bahwa Anda tidak kehilangan beberapa item inventaris.
10 Tips Manajemen Persediaan yang Efektif untuk Usaha Kecil
Yang benar adalah bahwa, jika Anda tidak menyimpan catatan yang tepat dari semua transaksi produk dan jasa dalam bisnis Anda, Anda kemungkinan akan berjuang untuk mendapatkan keuntungan dan itu pasti akan mempengaruhi penganggaran Anda. Faktanya, manajemen persediaan yang buruk adalah bagian dari apa yang membuat perusahaan bangkrut. Sekarang, mari kita cepat membaca 10 tips manajemen inventaris yang efektif untuk bisnis kecil:
1. Buat Excel Spread Shit Khusus untuk Pengambilan Saham Harian
Salah satu hal dasar yang perlu Anda lakukan untuk memastikan manajemen inventaris yang efektif untuk bisnis kecil Anda adalah membuat kotoran spread excel khusus untuk keperluan pengambilan stok setiap hari. Misalnya jika Anda menjalankan bisnis ibu dan pop dan Anda tidak mampu membeli perangkat lunak yang disesuaikan, Anda dapat mencetak kotoran spread excel dan melakukan pengambilan stok manual; buku hardcover bahkan dapat melayani tujuan yang sama.
2. Pastikan bahwa Setiap Barang yang Memasuki Gudang Anda didokumentasikan oleh Pejabat yang Berbeda
Tip lain yang akan menjamin Anda manajemen persediaan yang efektif untuk bisnis kecil Anda adalah untuk memastikan bahwa setiap barang yang memasuki gudang atau toko Anda didokumentasikan oleh pejabat yang berbeda. Prosesnya sederhana, begitu sebuah truk membawa barang bagus ke gudang Anda, pengemudi truk akan menyerahkan waybill-nya kepada petugas keamanan di pintu gerbang, petugas keamanan akan mengkonfirmasi dan mengambil stoknya sendiri, dan kemudian manajer gudang juga harus mengambil sahamnya sendiri secara terpisah dari petugas keamanan.
4. Konsultasikan dengan Pengembang Perangkat Lunak untuk Mengembangkan Perangkat Lunak Persediaan Khusus untuk Bisnis Anda
Ada perangkat lunak inventaris khusus yang memastikan manajemen inventaris yang efektif; itu akan membantu Anda membuat faktur dan juga menghasilkan penerimaan untuk setiap transaksi bisnis. Yang benar adalah bahwa sebagian besar bisnis kecil mungkin tidak dapat membayar pengembang perangkat lunak untuk membantu mereka mengembangkan perangkat lunak yang disesuaikan untuk bisnis mereka. Jika Anda mampu membeli perangkat lunak khusus untuk bisnis Anda, silakan lakukan.
4. Menerapkan Wajib Penerbitan Tanda Terima untuk Setiap Transaksi Bisnis
Tip lain untuk manajemen inventaris yang efektif untuk bisnis kecil adalah untuk menegakkan penerbitan tanda terima untuk setiap transaksi bisnis. Sebagai soal mengeluarkan tanda terima secara elektronik adalah apa yang sedang populer. Ini akan membantu celah plug bisnis Anda yang dapat menguras bisnis Anda.
5. Dorong Penggunaan Mesin POS sebagai lawan uang tunai
Jika Anda ingin menerapkan struktur manajemen inventaris yang efektif untuk bisnis kecil Anda, maka Anda harus mendorong transaksi tanpa uang tunai. Penggunaan Point of Sale Machine (POS) adalah salah satu cara efektif untuk meminimalkan penipuan dalam bisnis kecil. Dengan mesin POS, Anda dapat yakin bahwa anak perempuan / laki-laki penjualan Anda tidak akan mencuri uang Anda.
6. Buat Sistem Database Pusat:
Anda harus membuat sistem basis data pusat terutama jika Anda memiliki beberapa poin penjualan. Sistem database terpusat akan memudahkan pelacakan setiap transaksi bisnis di perusahaan Anda secara real time. Faktanya, Anda dapat duduk di kantor atau rumah untuk memantau aliran bisnis Anda begitu Anda memiliki sistem basis data terpusat.
7. Kembangkan Sistem Pelacakan Khusus Anda
Ada berbagai sistem pelacakan yang dapat Anda tempatkan untuk menegakkan manajemen inventaris yang efektif untuk bisnis kecil Anda. Anda dapat duduk bersama tim untuk menentukan sistem pelacakan terbaik yang sesuai dengan bisnis Anda. Tetapi jika Anda menjalankan bisnis pengangkutan atau bisnis taksi, Anda dapat menginstal pelacak mobil ke semua truk dan taksi Anda - ini adalah cara termudah dan paling nyaman untuk melacak inventaris untuk bisnis tersebut.
8. Buat Proses Bisnis yang akan membantu Anda menerima umpan balik dari klien Anda
Cara lain untuk menerapkan manajemen inventaris yang efektif untuk bisnis kecil Anda adalah dengan menciptakan proses bisnis yang akan membantu Anda menerima umpan balik dari klien Anda. Misalnya di beberapa bank, setiap kali Anda menyetor uang tunai, Anda harus menyerahkan salinan kasir Anda ke dalam kotak di dalam bank dan Anda juga akan diminta untuk memasukkan rincian transaksi Anda dalam buku besar. Anda dapat mengadopsi model pelacakan inventaris ini jika sesuai dengan bisnis Anda.
9. Informasikan kepada Pemasok dan Vendor Anda tentang Laporan yang Anda Inginkan dari Mereka
Cara lain untuk memastikan manajemen inventaris yang efektif untuk bisnis kecil Anda adalah untuk berhubungan dengan pemasok dan vendor Anda untuk mendiskusikan harapan Anda dari mereka dalam hal inventaris. Perjanjian Anda dengan mereka bisa jadi Anda dapat mengakses rincian semua transaksi dengan mereka setiap dua bulan, 6 bulan atau bahkan setiap tahun. Ini adalah cara membandingkan catatan untuk memastikan bahwa Anda berada di jalurnya.
10. Sewa Konsultan Inventaris untuk Membantu Anda Meninjau Struktur Persediaan Anda dari waktu ke waktu
Terakhir, salah satu hal yang perlu Anda lakukan untuk memastikan bahwa Anda menerapkan gaya manajemen inventaris yang efektif untuk bisnis kecil Anda adalah dengan menyewa konsultan inventaris untuk membantu Anda meninjau laporan inventaris dan struktur Anda dari waktu ke waktu. Pendekatan ini akan membantu Anda memperbaiki kesalahan dalam proses bisnis Anda.
Itu dia; 10 tips manajemen persediaan yang efektif untuk bisnis kecil.