Menurut penelitian, sekitar 50 persen karyawan menganggap rapat adalah pemborosan terbesar saat mereka di tempat kerja — dan pembunuh produktivitas nomor satu.
Di sini, kita tidak berbicara tentang konferensi, seminar, dan rapat dewan yang biasanya direncanakan dengan baik. Kita berbicara tentang rapat staf internal yang biasanya berlangsung berjam-jam, tetapi tidak selalu perlu.
Memang, pertemuan bisnis menyediakan jalan untuk membahas masalah-masalah penting tentang perusahaan dan segala sesuatu yang berkaitan dengannya, tetapi rapat-rapat ini datang dengan kerugian membunuh produktivitas karyawan dan eksekutif. Ini menjelaskan mengapa para ahli merekomendasikan pembatalan sebagian besar pertemuan bisnis sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas. Berikut 10 alasan mengapa rapat bisnis membunuh produktivitas:
10 Alasan mengapa Rapat Bisnis Membunuh Produktivitas
1. Rapat bisnis membuang waktu
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, sebagian besar pertemuan bisnis menghabiskan sebagian besar jam kerja karyawan, sehingga mereka hanya memiliki sedikit waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas penting. Bagi para eksekutif, itu bahkan lebih buruk — lebih dari separuh waktu mereka di tempat kerja dihabiskan pada satu pertemuan atau yang lain, dengan karyawan atau pemangku kepentingan pihak ketiga seperti pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis. Bahkan, salah satu keunggulan eksekutif bisnis modern adalah mereka menghabiskan sebagian besar waktunya di pertemuan bisnis.
2. Sebagian besar pertemuan bisnis tidak menghasilkan rencana tindakan
Setelah pertemuan, harus ada rencana tindakan yang menguraikan dan menjelaskan langkah-langkah penting yang harus diambil. Namun sayangnya sebagian besar pertemuan berakhir tanpa rencana semacam ini. Dan ini mengarah pada mengadakan pertemuan berikutnya untuk meninjau kembali masalah yang seharusnya dilakukan. Tentu saja, semakin banyak rapat yang diikuti karyawan dan eksekutif, semakin banyak waktu kerja produktif yang mereka hilangkan.
3. Sebagian besar pertemuan bisnis tidak siap
Sebagian besar pertemuan bisnis dipanggil ketika jelas bahwa penyelenggara tidak memiliki apa pun yang disatukan untuk rapat. Mereka hanya ingin berbicara tentang sesuatu, mengabaikan fakta bahwa ini adalah pemborosan waktu yang berharga. Tanpa rencana yang solid tentang apa yang akan dibahas dalam rapat dan untuk berapa lama rapat akan berlangsung, masalah yang tidak perlu akan dibahas ( dan rapat lain bahkan dijadwalkan untuk sisa makanan ), dan tidak ada hal positif yang akan dicapai.
4. Masalah yang dibahas pada pertemuan terakhir ditinjau
Ini adalah salah satu alasan paling umum mengapa pertemuan bisnis membutuhkan waktu lebih lama dari biasanya. Masalah yang diangkat atau didiskusikan pada pertemuan sebelumnya seharusnya sudah disebarluaskan dan dibaca sebelumnya. Ini akan membuat satu pertemuan bisnis menjadi sekuel yang tepat dari yang sebelumnya — bukan pengulangan yang sia-sia dari yang sebelumnya. Jadi, selalu usir “ Pembacaan notulen rapat terakhir ” omong kosong dari agenda rapat Anda.
5. Pertemuan bisnis terkadang pecah menjadi sub-pertemuan
Ada kalanya pertemuan bisnis akan memicu debat dan diskusi baru lainnya. Meskipun cukup normal jika ide atau masalah baru muncul selama rapat, memungkinkan mereka untuk mengubah arah rapat adalah kesalahan umum yang mengarah pada waktu rapat yang lama dan pertemuan yang tidak produktif. Dan untuk setiap pertemuan yang tidak menghasilkan hasil yang baik, banyak lagi yang akan datang sampai tujuan yang dapat diterima tercapai.
6. Orang-orang bersosialisasi di pertemuan bisnis
Rapat bisnis membunuh produktivitas karena lebih lama dari biasanya. Dan salah satu alasan mereka membutuhkan waktu lebih lama adalah sosialisasi yang tidak perlu di antara para peserta. Orang-orang bertanya kepada kolega mereka apa yang mereka lakukan selama akhir pekan, ketika pertanyaan seperti itu bisa diajukan saat makan siang.
7. Beberapa poin pertemuan diulang karena alasan konyol
Alasan lain mengapa sebagian besar pertemuan bisnis memakan waktu terlalu lama adalah pengulangan yang tidak perlu dari apa yang telah dibahas, sehingga seseorang yang berjalan selama pertemuan atau tidak hadir di pertemuan terakhir akan mengerti dari mana pertemuan itu berasal. Ini adalah cara halus untuk mengabaikan pentingnya waktu orang lain. Tidak peduli betapa pentingnya individu bagi bisnis, harus ada cara alternatif untuk memberi tahu mereka tentang apa yang mereka lewatkan dalam rapat.
8. Sebagian besar pertemuan adalah sesi curah pendapat
Jika bisnis perlu mencapai tujuan tertentu dan membutuhkan ide dari karyawan dan eksekutif tentang cara mencapai tujuan itu, rapat bisnis dapat dipanggil untuk itu. Namun, di mana sebagian besar pelaku bisnis salah adalah menggunakan pertemuan itu sebagai jalan untuk menghasilkan ide-ide baru. Ini akan selalu memakan waktu, terutama karena sebagian besar karyawan harus bertukar pikiran untuk ide-ide di tempat — sesuatu yang tidak mereka persiapkan. Idealnya, agenda harus dikomunikasikan kepada peserta, sehingga semua orang datang dengan ide mereka sendiri.
9. Teknologi memperpanjang sebagian besar pertemuan
Sebagian besar pertemuan bisnis terlalu lama karena kebutuhan untuk memperbaiki proyektor, atau kebutuhan untuk mencari informasi di web, atau kebutuhan bagi penyelenggara untuk menerima panggilan. Semua hal ini menambah total waktu yang dihabiskan di pertemuan bisnis.
10. Sebagian besar pertemuan bisnis diadakan untuk tujuan informasi-: Pertemuan bisnis harus diadakan untuk tujuan pengambilan keputusan. Membaca informasi yang tidak perlu dari presentasi PowerPoint atau menceritakan sejarah perusahaan hanya akan membuang waktu.