Anda telah menghabiskan waktu untuk menciptakan apa yang tampak seperti rencana kesinambungan bisnis yang sempurna. Anda bahkan telah melatih semua pemangku kepentingan dan memastikan bahwa semua karyawan kunci tahu persis apa yang harus dilakukan di setiap titik waktu. Tetapi bagaimana Anda bisa yakin bahwa Anda memiliki rencana yang solid ?
Sungguh, Anda tidak dapat memberi tahu kecuali Anda telah menguji rencana kesinambungan bisnis Anda untuk memberi Anda gambaran seperti apa situasi kehidupan nyata nantinya. Tetapi karena tidak ada pemilik bisnis yang menunggu bencana terjadi sehingga mereka dapat menguji rencana kesinambungan bisnis mereka, ada kebutuhan untuk menemukan cara-cara kreatif menguji rencana tersebut. Sebelum kita membahas beberapa strategi pengujian yang dapat Anda gunakan, penting untuk memikirkan bagaimana merencanakan tes rencana kesinambungan bisnis yang sukses.
Pertama, Anda harus memutuskan tujuan tes. Apa sebenarnya yang ingin Anda capai? Dan bagaimana Anda mengukur kinerja? Apa hasil yang Anda harapkan ? Anda perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan penting ini untuk memungkinkan Anda membuat latihan yang solid untuk menguji rencana kesinambungan bisnis Anda.
Ini juga membantu mengumpulkan tim desain pengujian untuk rencana kesinambungan bisnis Anda. Tim ini akan bertanggung jawab untuk melihat bidang-bidang utama bisnis yang dapat dipengaruhi oleh bencana darurat dan kemudian mengembangkan penugasan eksperimental dan teoritis untuk membantu melakukan tes rencana kesinambungan bisnis. Berikut adalah beberapa cara kreatif dan cerdas untuk menguji rencana kesinambungan bisnis Anda.
Cara Menguji Rencana Kontinuitas Bisnis Anda
Sebuah. Diskusi meja bundar
Ini dapat dilakukan dengan meminta karyawan atau responden utama duduk untuk berbicara tentang skenario bencana potensial dan bagaimana mereka akan ditangani. Ini adalah cara yang cerdas untuk memastikan bahwa setiap karyawan atau responden tahu persis apa peran mereka dalam pemulihan bencana dan bahwa mereka memang mampu menangani peran itu.
Anda mungkin terus melatih seseorang untuk menjadi responden selama bertahun-tahun, namun sangat terkejut ketika bencana itu akhirnya terjadi — karena orang itu kinerjanya buruk. Untuk menghindari situasi seperti itu, yang terbaik adalah memastikan bahwa semua orang memahami apa yang diminta dari mereka melalui demonstrasi verbal tentang bagaimana mereka akan menanggapi situasi bencana kritis dan bagaimana mereka akan menangani peran mereka dalam rencana kesinambungan bisnis.
b. Uji beberapa variabel
Ketika bencana terjadi, sebagian besar dimulai sebagai situasi yang mempengaruhi sebagian kecil dari organisasi, yang kemudian menyebar dan mempengaruhi seluruh organisasi. Misalnya, pelanggaran komputer kecil dapat berubah menjadi bencana besar bagi organisasi jika tidak diperiksa tepat waktu.
Oleh karena itu, jika Anda ingin menguji rencana kesinambungan bisnis Anda, Anda dapat membuat situasi pengujian kecil seperti melumpuhkan akses ke internet perusahaan atau sengaja mengganggu aliran pekerjaan, dan kemudian mengamati bagaimana karyawan akan menanggapinya. Anda juga tidak boleh lupa untuk membandingkan tanggapan mereka dengan apa yang dirinci dalam rencana kesinambungan bisnis untuk memastikan bahwa mereka benar-benar memahami peran mereka dan bertindak sesuai dengan itu.
c. Ciptakan ketidaknyamanan
Strategi lain yang berfungsi dengan baik adalah memperkenalkan situasi ketidaknyamanan. Jika ada sesuatu yang biasa digunakan oleh karyawan Anda, cobalah untuk menghilangkan hal itu selama beberapa hari dan lihat bagaimana mereka akan mengatasinya.
Misalnya, Anda dapat membuat van pengiriman 'tidak tersedia' selama beberapa hari dan melihat bagaimana mereka akan memastikan bahwa pelanggan tetap puas dan dipasok. Gagasan di balik ini adalah untuk mengamati bagaimana karyawan Anda akan dapat merespons dan mengelola situasi sumber daya yang terbatas.
d. Latihan darurat
Ini dapat digunakan untuk menguji rencana kesinambungan bisnis serta respons karyawan Anda terhadap masalah darurat dan keselamatan. Ketika bencana terjadi, latihan pertama adalah evakuasi. Karena itu, Anda harus yakin bahwa karyawan dan responden Anda sepenuhnya memahami prosedur evakuasi. Anda harus memastikan bahwa Anda melakukan ini setidaknya sekali dalam setahun.
e. Seminar dan pelatihan
Seminar dan pelatihan reguler dengan latihan praktis di akhir hari dapat membantu meningkatkan pengetahuan karyawan Anda tentang perencanaan kesinambungan bisnis. Selain itu, tes praktis dan tugas di akhir pelatihan semacam itu juga dapat membantu dalam menguji pengetahuan mereka.
f. Ulasan reguler
Ini juga membantu untuk melakukan tinjauan berkala terhadap rencana kesinambungan bisnis Anda. Anda dapat menyewa ahli perencanaan kontinuitas bisnis untuk membantu menilai rencana Anda serta kesiapan perusahaan Anda terhadap bencana. Para profesional ini akan meninjau rencana Anda dan memberikan saran profesional tentang apa yang harus Anda sertakan atau hilangkan dari rencana kesinambungan bisnis Anda untuk menjadikannya lebih baik.
Bagaimana Menerapkan Rencana Kesinambungan Bisnis
Meskipun Anda memerlukan dosis optimisme yang moderat untuk memulai dan menjalankan bisnis Anda, Anda harus selalu ingat bahwa bisnis Anda dapat menghadapi tantangan yang keras pada titik mana pun. Bencana adalah salah satu tantangan itu.
Meskipun bencana tidak terduga, Anda perlu menyiapkan bisnis Anda untuk mereka, sehingga dapat terus berjalan bahkan dalam menghadapi bencana tersebut. Tidak butuh bencana besar untuk mengganggu operasi harian bisnis Anda. Bahkan bencana sederhana seperti pemadaman listrik atau serangan penjahat dunia maya dapat menyebabkan kerusakan besar pada bisnis Anda, biarkan bencana besar seperti banjir besar dan angin topan.
Rencana kesinambungan bisnis adalah strategi terkoordinasi yang melibatkan rencana dan prosedur yang meyakinkan klien bahwa bisnis memiliki kemampuan untuk terus memenuhi kebutuhan mereka setelah gangguan bisnis yang tidak direncanakan. Ini merinci bagaimana bisnis Anda akan melanjutkan operasinya setelah dilanda segala bentuk bencana. Memiliki satu di tempat berarti mengatur bagaimana Anda akan terus memberikan produk atau layanan Anda ( yang paling penting untuk operasi bisnis ) dan mengidentifikasi sumber daya yang Anda butuhkan untuk mendukung kelangsungan bisnis Anda.
Memiliki rencana kesinambungan bisnis sangat penting. Namun, menerapkannya dengan cara yang benar — dan pada waktu yang tepat — bahkan lebih penting. Anda tidak akan mencapai sasaran perencanaan kesinambungan bisnis Anda jika rencana Anda diimplementasikan dengan buruk.
Jenis-jenis bencana yang mungkin akan dihadapi oleh bisnis Anda akan menentukan tindakan mana yang harus Anda ambil untuk memastikan kelangsungan bisnis dalam menghadapi bencana seperti itu. Misalnya, jika ada kebakaran atau bencana lain yang membahayakan gedung perusahaan Anda, salah satu rencana terpenting Anda adalah mengevakuasi karyawan Anda ke zona pertemuan yang telah ditentukan di tempat lain. Namun, jika ada bencana terkait lingkungan atau cuaca, evakuasi gedung perusahaan Anda dapat menempatkan karyawan Anda pada risiko lebih besar untuk celaka. Jadi, penting untuk mengambil langkah yang tepat ketika mencoba memastikan kelangsungan bisnis.
Menerapkan rencana kesinambungan bisnis harus menjadi tugas yang mudah asalkan Anda telah melakukan semua upaya yang diperlukan untuk menciptakan rencana tersebut. Dan langkah yang akan Anda ambil selama implementasi tergantung pada bencana yang Anda persiapkan untuk bisnis Anda. Berikut adalah langkah-langkah khas yang harus diikuti ketika menerapkan rencana kesinambungan bisnis:
Langkah 1-: Periksa rencana kesinambungan bisnis Anda untuk mengetahui rencana evakuasi Anda untuk jenis bencana. Tujuan utama pertama Anda adalah memastikan bahwa semua orang — terutama karyawan Anda keluar dari fasilitas dan aman. Kehilangan karyawan karena bencana dapat melumpuhkan bisnis Anda, tergantung pada seberapa penting karyawan itu terhadap bisnis Anda. Setelah Anda tiba di titik pertemuan evakuasi yang ditunjuk, lakukan penghitungan kepala karyawan Anda untuk memastikan bahwa semua orang hadir dan baik-baik saja. Jika ada karyawan yang terkena dampak bencana, mulailah membuat upaya untuk membantu mereka pulih sesegera mungkin.
Langkah 2: Mengevaluasi tingkat kerusakan yang disebabkan oleh bencana. Apakah Anda kehilangan inventaris Anda? Apakah Anda kehilangan beberapa informasi penting tentang pelanggan dan produk? Apakah bencana menyebabkan kerusakan signifikan pada pusat data Anda? Apakah Anda kehilangan beberapa aset penting dari bisnis Anda ? Jawaban Anda akan menentukan langkah apa yang harus diambil untuk mencapai pemulihan penuh entitas yang hilang.
Langkah 3: Hubungi pihak ketiga yang dapat membantu. Hubungi pemasok dan pelanggan Anda untuk memberi tahu mereka tentang perkembangan dan meminta dukungan mereka saat Anda mencoba membuat bisnis Anda berjalan kembali. Selain itu, hubungi perusahaan asuransi Anda untuk mulai bergerak mengajukan klaim.
Langkah 4: Hubungi rapat karyawan, eksekutif, dan pemegang saham Anda. Pada pertemuan tersebut, Anda perlu memberi tahu mereka tentang lamanya waktu yang diperlukan untuk pulih, dan menyoroti berbagai strategi pemulihan dalam rencana kesinambungan Anda.
Langkah 5: Mulai restorasi barang atau jasa yang diperlukan untuk melanjutkan operasi bisnis ke tingkat fungsional, bahkan jika bangunan perusahaan Anda masih direnovasi. Jika ada karyawan Anda yang dapat melakukan telekomunikasi untuk sementara waktu, maka ijinkan untuk itu, karena tujuan Anda adalah mengembalikan bisnis Anda secepat mungkin.
Langkah 6: Verifikasi pertanggungan asuransi Anda, dan tentukan aset apa yang rusak ( seperti perangkat keras / lunak dan infrastruktur yang perlu diganti . Kompilasi daftar lengkap aset ini dan analisis bagaimana Anda akan menggantinya. Kirim daftar ke perusahaan asuransi juga sebagai biaya penggantian aset yang hilang.
Meskipun rencana kesinambungan bisnis berbeda-beda menurut bisnis dan jenis bencana yang diantisipasi, langkah-langkah ini berlaku untuk hampir semua rencana kesinambungan bisnis.