Apakah Anda ingin mengirimkan produk tepat waktu dan mengembangkan bisnis restoran Anda? Jika YA, berikut adalah 50 tips & trik manajemen persediaan restoran terbaik untuk 2019.
Mengelola restoran menghadirkan banyak tantangan dan salah satu yang paling penting adalah bagaimana melacak inventaris restoran. Manajemen persediaan adalah manajemen persediaan dan stok. Sebagai elemen manajemen rantai pasokan, manajemen persediaan mencakup aspek-aspek seperti mengendalikan dan mengawasi pemesanan persediaan, penyimpanan persediaan dan mengendalikan jumlah produk yang dijual.
Dengan margin tipis Anda, mengendalikan biaya adalah kunci kesuksesan dan pada akhirnya lebih banyak keuntungan. Karena makanan dan tenaga kerja biasanya merupakan pengeluaran terbesar Anda, sangat penting untuk memiliki proses dan kebijakan manajemen inventaris restoran untuk bisnis Anda.
Apa Pentingnya Mengambil Persediaan di Restoran?
Tujuan utama mengambil inventaris adalah untuk mengukur jumlah item yang digunakan restoran Anda dari waktu ke waktu, untuk membandingkannya dengan penjualan Anda dan untuk menyelidiki kesenjangan antara nilai produksi dan penjualan. Manajemen inventaris restoran juga sangat penting untuk menjaga toko Anda tetap teratur dan juga berguna dalam mengurangi pemborosan bahan dan sumber daya.
Pentingnya manajemen persediaan tidak dapat terlalu ditekankan dalam bisnis restoran. Rencana inventaris makanan Anda menjaga semuanya di tempat, terorganisir, dan terhubung - dan satu pengawasan kecil dapat menghasilkan perubahan drastis untuk bisnis Anda.
Melacak inventaris dapur Anda mengarah pada perencanaan dan pengambilan keputusan yang lebih tepat. Jika Anda tidak melacak inventaris secara efektif, perkiraan Anda bisa tidak aktif, menyebabkan pesanan persediaan Anda tidak akurat, yang akan menghabiskan banyak waktu, sumber daya, dan uang.
Meskipun beberapa manajer tidak menganggap manajemen inventori sebagai hal yang penting, ini adalah masalah besar. Secara statistik, 16% dari makanan Anda berakhir di tempat sampah. 75% karyawan mengatakan bahwa mereka telah mencuri dari majikan mereka pada suatu titik, mewakili 7% pendapatan Anda yang mengejutkan. Dan restoran yang melakukan inventarisasi rutin dapat meningkatkan laba hingga 24% setahun.
Berikut adalah alasan lain untuk melakukan inventaris restoran secara teratur.
Sebuah. Manajemen persediaan memainkan peran yang sangat penting dalam semua aspek restoran Anda - mulai dari pesanan persediaan yang Anda buat hingga pesanan pelanggan yang Anda ambil. Karena bagian dari pekerjaan ini akan selalu ada, mendedikasikan waktu untuk memahami bagaimana melakukan inventaris dan mengadopsi perangkat lunak manajemen inventaris adalah investasi yang sangat berharga.
b. Ketahui status keuangan Anda: mengukur kesehatan keuangan bisnis restoran jauh melampaui mengetahui berapa banyak yang ada di rekening bank. Angka ini tidak akan memberi tahu Anda berapa banyak produk yang Anda miliki atau jumlah uang yang diwakili oleh barang-barang tersebut.
Dengan bantuan inventaris yang efisien, Anda akan dapat dengan mudah menghitung angka-angka yang penting untuk memahami kesehatan keuangan bisnis Anda ... seperti Harga Pokok Penjualan. Jika dibandingkan dengan pendapatan, harga pokok penjualan memberi Anda wawasan terbaik tentang margin keuntungan Anda.
Anda dapat menggunakan formular sederhana ini:
- (Harga Pokok Penjualan + Biaya Tenaga Kerja) / Total penjualan = Biaya Utama
- Jika nomor yang Anda dapatkan lebih dari 60% ... Anda dalam kesulitan.
c. Lacak Penggunaan Persediaan yang Diharapkan: biasanya, itu adalah jumlah barang yang sama yang digunakan dari dapur setiap minggu. Jadi, kecuali ada peristiwa khusus yang terjadi, Anda harus mencari tahu mengapa ada perubahan signifikan dalam jumlah persediaan yang digunakan dari dapur. Dengan inventaris restoran reguler, Anda dapat:
- Identifikasi kenaikan atau penurunan yang signifikan dalam penggunaan makanan dengan segera
- Tingkatkan pemesanan untuk menghindari kekurangan
- Kurangi pemesanan untuk menghindari surplus
d. Mengurangi Limbah Makanan: Limbah makanan berdampak pada kesuksesan sebuah restoran dan juga masyarakat luas. Di Amerika Serikat saja, sekitar 133 miliar pon makanan terbuang pada tahun 2010 saja. Dan terlepas dari strategi ketat untuk melawan tren ini, angka itu tetap relatif stagnan sejak itu. Namun kebenarannya tetap bahwa tidak peduli seberapa keras Anda mencoba, masih ada beberapa persediaan yang akan memburuk sebelum Anda dapat menggunakannya. Tetapi Anda harus melakukan apa saja untuk mengurangi kerugian ini demi kesejahteraan restoran Anda.
Langkah pertama dalam mengurangi limbah adalah mengidentifikasi tingkat limbah Anda ... yang tidak dapat Anda lakukan tanpa inventaris yang andal. Tarif limbah rata-rata adalah 3, 11 persen untuk restoran layanan penuh. Jika Anda menjalankan perhitungan dan menemukan bahwa rata-rata tingkat pemborosan Anda di atas 3, 11 persen, maka Anda membuang-buang makanan yang tidak perlu dan dengan demikian kehilangan uang.
e. Combat Theft: sebanyak yang ingin Anda percayai kepada karyawan Anda, tidak dapat disangkal bahwa ada kemungkinan besar bahwa Anda bisa menyewa telur yang buruk yang akan mencoba mencuri dari Anda. Bisnis di Amerika Serikat kehilangan antara $ 40 hingga $ 400 miliar akibat pencurian karyawan setiap tahun. Pencurian ini berkontribusi pada kegagalan 50% dari semua bisnis.
Dengan menjaga inventaris yang konsisten dan menyelidiki segala penyimpangan yang mencolok, Anda akan dapat mengurangi dan bahkan menangkap pencurian. Tidak ada yang mendorong pencuri seperti mengetahui bahwa tidak ada sistem di lapangan untuk memeriksa jodohnya. Sebagai bonus, secara kasat mata mengambil dan meninjau inventaris Anda bisa jadi semua pencegah karyawan tidak perlu memasukkan apa pun di tas mereka sebelum shift berakhir.
f. Cegah Over-Order: seperti disebutkan sebelumnya, pemborosan adalah masalah besar bagi banyak bisnis restoran. Memang, Anda tidak ingin ruang belakang Anda kosong. Tetapi Anda juga tidak ingin isi ruang belakang Anda dihitung dengan persentase besar dari modal restoran Anda secara tidak proporsional. Dengan melakukan inventarisasi reguler, Anda akan dapat mengetahui berapa banyak bahan makanan yang Anda butuhkan dan dengan demikian, mencegah pemesanan berlebihan.
Mengingat hal ini, jelas bahwa manajemen persediaan sangat penting untuk keberhasilan bisnis restoran. Mengetahui waktu yang tepat untuk mengisi kembali barang-barang tertentu, berapa banyak barang yang akan dibeli, berapa yang harus dibayar, kapan menjual dan berapa harga yang bisa menjadi pilihan sulit untuk dibuat tanpa informasi yang benar.
Mengingat biaya dan manfaat signifikan yang terkait dengan persediaan, restoran menghabiskan banyak waktu untuk mencari tahu apa yang merupakan tingkat persediaan optimal yang harus dipertahankan setiap saat agar tidak memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit stok pada titik mana pun pada waktunya.
Berikut adalah 50 tips dan trik manajemen persediaan restoran terbaik yang dijamin untuk membantu bisnis Anda.
50 Tips & Trik Manajemen Inventaris Restoran Terbaik untuk 2019
- Mulailah dengan Item Kritis Anda
Menu Anda adalah bagian yang sangat penting dari bisnis restoran Anda dan karenanya merupakan titik awal yang baik untuk manajemen inventaris Anda. Kemungkinan ada beberapa item yang menjadi penjual teratas di menu Anda (terutama yang bernilai tinggi tetapi berbiaya rendah), sehingga Anda tidak dapat salah mengelola inventaris yang diperlukan untuk item-item ini. Anda harus memiliki kontrol "paling ketat" pada barang-barang penting Anda. Barang-barang ini harus diinventarisasi setiap shift dan setidaknya setiap hari.
2. Menetapkan Pars untuk Setiap Item: Dalam inventaris, "par" adalah tingkat di mana stok diisi kembali. Pengaturan par memungkinkan Anda untuk menyimpan inventaris yang cukup karena Anda tidak kehabisan apa yang Anda butuhkan. Banyak operasi menetapkan nominal pada tingkat penjualan harian ditambah waktu pengiriman, untuk memastikan bisnis tidak pernah tanpa barang-barang penting tersebut.
Hanya mengetahui berapa banyak yang Anda miliki tidak ada nilainya kecuali Anda mengikat angka itu ke dalam produksi dan penjualan Anda. Pastikan untuk menambahkan par ke hitungan tangan Anda untuk mengetahui kapan dan berapa banyak yang dipesan. Ini juga akan membantu untuk mengimbangi unit penjualan Anda.
3. Terapkan Proses untuk Manajemen Inventaris Restoran: Luangkan waktu untuk mengimplementasikan suatu proses dan patuhi itu! Tetapkan waktu terbaik untuk melakukan inventaris yang terkait dengan proses pemesanan dan pengiriman Anda. Pastikan untuk meluangkan waktu untuk melakukan inventarisasi atau meminta pertanggungjawaban manajer Anda untuk menyelesaikan inventaris. Ingat, semakin kompleks dan beragam menu Anda, semakin penting inventaris diselesaikan dengan setia.
4. Gunakan Perangkat Lunak Akuntansi untuk Manajemen Inventaris Restoran: meskipun Anda masih dapat menghitung dengan pena dan kertas, Anda harus memasukkannya ke dalam perangkat lunak yang terkait dengan penjualan Anda. Bisnis restoran menjadi terlalu kompleks dan tuntutan waktu terlalu ketat untuk mencoba dan melacak inventaris dengan alat manual seperti pena dan kertas. Investasikan perangkat lunak yang bagus dan Anda tidak akan menyesalinya.
Menyiapkan sistem kontrol inventaris berbasis perangkat lunak. Bahkan jika Anda hanya menjalankan sebuah restoran kecil, Anda akan memiliki setidaknya beberapa lusin persediaan, dan operasi yang lebih besar dapat dengan mudah memiliki beberapa ratus. Kenyamanan nyata dari sistem inventaris berbasis perangkat lunak adalah fitur perhitungan otomatis, dan dengan perangkat lunak Anda dapat mengatur pesanan untuk dipicu pada level inventaris tertentu.
5. Lakukan sendiri dan Pemeriksaan Spot: segera setelah Anda membuat proses untuk manajemen inventaris, pastikan untuk menjadi yang pertama menyelesaikan sendiri proses tersebut. Kemudian, ketika tim Anda bertanggung jawab untuk melakukan inventarisasi, periksa tempat proses pada interval yang Anda paling nyaman, apakah itu sebulan sekali atau sekali seperempat. Ingat, inventaris Anda adalah penjualan Anda yang belum dibunyikan melalui register, jadi pastikan untuk mengawasi apa yang ada di belakang rumah.
Jika dikelola dengan benar, Anda harus memiliki persediaan yang cukup untuk dapat menyiapkan semuanya pada menu, tetapi tidak terlalu banyak sehingga produk mulai rusak. Itu juga dapat membuat Anda atau staf Anda tidak "tergoda" oleh "penawaran hebat" yang dijalankan pemasok Anda - periksa inventaris dan penggunaan Anda sebelum membeli "tawar-menawar" itu.
6. Latih Staf Anda tentang Inventaris: Menyodorkan clipboard inventaris atau perangkat lunak ke tangan sembarang karyawan dan mengirimnya kembali ke ruang stok adalah resep untuk bencana. Manajemen persediaan tidak dapat sepenuhnya jatuh pada satu orang - terutama di restoran perusahaan atau bisnis dengan banyak lokasi. Manajer dan pemimpin shift harus menyampaikan laporan inventaris terperinci setiap kali mereka kehabisan waktu dan memberi tahu tim jika ada gangguan atau masalah besar.
Tanggung jawab ini juga jatuh pada juru masak Anda dan staf di rumah, yang seharusnya membuat catatan tentang tumpahan, kesalahan, dan makanan busuk setiap kali mereka menemukannya. Mengajarkan staf Anda untuk menjadi ahli inventaris atau ahli matematika yang berdedikasi mungkin sulit, tetapi lebih mudah jika Anda memasukkan sistem inventaris yang mudah digunakan untuk karyawan Anda.
Untuk memastikan konsistensi maksimum dan keandalan inventaris, Anda harus memiliki dua hingga tiga pengambil inventaris khusus di tim Anda. Pilih beberapa karyawan Anda yang paling berorientasi pada detail dan “promosikan” mereka ke status pengambil inventaris.
Setelah Anda menentukan pilihan, luangkan waktu untuk melatihnya dalam manajemen inventaris yang tepat. Dari sana, pilih beberapa ahli di rumah Anda, yang menerima pesanan dan stok rak untuk memastikan proses yang diberlakukan berjalan sebagaimana mestinya.
Setelah grup Anda yang terlatih berjalan dengan baik, lanjutkan prosesnya. Bagilah tugas terkait inventaris yang berbeda di antara anggota staf utama Anda. Tetapkan anggota tim untuk menangani tugas terkait inventaris berikut:
- Atur ruang penyimpanan
- Menerima pesanan
- Hitung inventaris
- Lakukan pencarian harga
- Hitung Harga pokok penjualan
- Kirim laporan keuangan
Dengan menetapkan tugas-tugas ini, Anda baru saja membuat daftar orang-orang titik Anda sendiri untuk bertanya ketika Anda membutuhkan pertanyaan tentang inventaris yang dijawab.
7. Lacak Penjualan Anda Setiap Hari: Sekalipun hanya review lima menit setiap hari yang mengarah ke kedalaman data mingguan Anda, praktik terbaik adalah melacak penjualan restoran setiap hari. Ketika Anda memeriksa penjualan setiap hari alih-alih mingguan, dua mingguan, atau bulanan, Anda tetap selaras dengan perubahan langsung di restoran Anda sehingga Anda dapat membuat penyesuaian cepat dan tepat waktu untuk perencanaan inventaris restoran Anda dan pengiriman persediaan Anda.
Misalnya, jika Anda memiliki item musiman yang Anda rencanakan untuk dihapus dari menu Anda, Anda dapat dengan mudah melihat kapan item itu dihapus di mata pelanggan Anda setiap hari alih-alih mengeluarkannya dari menu Anda terlalu awal atau terlalu cepat.
Memang, pelacakan penjualan dan analisis data bisa sangat sulit jika Anda tidak memiliki teknologi yang tepat. Alih-alih menghitung semuanya sendiri dengan tangan dari lembar inventaris atau mengangkat bahu dan menebak dengan intuisi, pastikan Anda dapat mengakses data langsung dari sistem titik penjualan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat mengambil varian dan mencoba mencari tahu sumber kehilangan.
8. Bawalah Inventaris “Hanya dalam Kasus”: Restoran Anda harus menyimpan persediaan ekstra ketentuan yang cenderung cepat. Jika terjadi keadaan darurat, Anda dapat menggunakan ketentuan tambahan ini untuk memenuhi pesanan dan memuaskan pelanggan. Pastikan untuk mengganti inventaris 'berjaga-jaga' ini secara teratur sehingga tidak memburuk pada saat Anda menggunakannya.
9. Mulai dari Awal: Mulai dari awal dan jangan membangun apa yang sudah ada di tanah. Apakah Anda pemilik baru, manajer umum, atau manajer dapur restoran, Anda harus memverifikasi inventaris Anda sehingga Anda tahu di mana Anda berada.
Lakukan penghitungan awal ini sendiri, bahkan jika Anda berencana mendelegasikan tanggung jawab untuk pengendalian inventaris. Tidak ada pengganti untuk melihat apa yang Anda miliki di rak dan di pendingin Anda sebagai pengetahuan dasar untuk mengelola restoran dan mengawasi kontrol inventaris.
10. Menetapkan kebijakan perusahaan untuk pengendalian inventaris : Pastikan bahwa catatan inventaris yang akurat disimpan dan bahwa setidaknya satu pihak secara khusus bertanggung jawab atas manajemen inventaris. Banyak restoran saat ini melakukan inventaris setiap hari atau bahkan hampir real-time, dan hampir semua setidaknya setiap minggu.
11. Tetapkan prosedur manajemen inventaris Anda untuk melibatkan dua orang jika memungkinkan : Tidak hanya dua pasang mata yang mengurangi kemungkinan apa pun akan terlewatkan selama penghitungan persediaan, itu juga merupakan tindakan umum yang baik untuk keselamatan dan anti-kerugian. Pemasangan mengurangi kesalahan dan godaan untuk memanipulasi hasil atau barang saku.
12. Melacak Penggunaan Anda: Konfirmasikan penggunaan yang diharapkan dan selidiki varians yang signifikan. Restoran dapat melacak jumlah pasti setiap item pada menu yang dijual setiap hari, dan karenanya juga memiliki ide yang cukup bagus tentang bahan apa yang digunakan dan bagaimana hal itu tercermin dalam inventaris. Namun, varian persediaan adalah bagian dari bisnis restoran.
Kadang-kadang seorang karyawan secara tidak sengaja merusak sejumlah besar makanan, atau pembusukan terjadi karena pembatalan perjamuan atau permintaan lain yang diharapkan yang tidak terwujud. Variasi yang signifikan dari penggunaan yang diharapkan dapat, bagaimanapun, mewakili pencurian, dan harus diselidiki.
Jika Anda mengelola inventaris untuk restoran yang lebih besar, pertimbangkan pemindaian barcode optik atau sistem kontrol inventaris ID frekuensi radio. Sistem ini selanjutnya mengotomatiskan proses pengendalian inventaris dan membuatnya lebih mudah bagi manajemen untuk melacak penggunaan dan menyelidiki kerugian.
13. Persiapkan Point of Sale Anda untuk melacak inventaris Anda: Pertama, Anda harus memasukkan setiap bahan yang masuk ke dalam makanan Anda. Anda mungkin menjual burger keju dan milkshake, tetapi Anda membeli daging sapi, keju, es krim, dan susu (di antaranya). Tetapkan tingkat minimum setiap bahan, dan kaitkan dengan pemasok Anda.
Ketika stok hampir habis, Point of Sale dapat mengingatkan Anda akan fakta ini dan bahkan menghasilkan pesanan pembelian untuk mengisi kembali persediaan, siap untuk Anda tanda tangani. Menambahkan semua item menu berada di urutan kedua karena didasarkan pada resep menggunakan bahan Anda. Dengan melakukannya dengan cara ini, Point of Sale Anda dapat secara otomatis memperbarui jumlah setiap dan semua bahan dalam makanan apa pun yang Anda jual.
14. Persiapkan staf Anda (atau diri Anda sendiri) untuk rutinitas inventaris: Walaupun setiap orang setidaknya harus mengetahui prosedur dan harapannya, Anda harus memastikan bahwa satu atau dua orang bertanggung jawab untuk hal itu seperti disebutkan sebelumnya.
Untuk hasil yang lebih baik, pastikan dua orang yang bukan Anda. Dalam kasus apa pun, siapa pun yang menangani inventaris hari ini juga harus menjadi orang yang menanganinya besok dan lusa. Kebutuhan akan konsistensi meluas ke personel, juga: seiring waktu, tugas akan berjalan lebih cepat dan lebih lancar jika tim yang sama menanganinya setiap waktu.
15. Perhatikan lingkungan Anda: Sekarang, semuanya sudah siap untuk dihitung di Point of Sale, Anda harus menghitung semuanya sendiri terlebih dahulu. Tidak masalah jika Anda menghitung hari sebelumnya. Anda memulai rejimen baru di sini, dan yang terbaik adalah memulai dari awal. Anda dapat melakukan pengambilan stok langsung dari Point of Sale Anda.
Hitung semua yang bisa dihitung. Timbang semua yang perlu ditimbang. Perbarui semua jumlah dan simpan perubahan. Lalu, dan ini sangat penting, minta orang lain melakukannya lagi. Ketika semua nomor Anda dalam perjanjian, maka Anda tahu bahwa Anda selesai.
16. Buat jadwal untuk pengambilan stok manual — dan kemudian ikuti: Gagasan pengambilan stok manual harian mungkin tampak seperti buang-buang waktu jika Anda memiliki Point of Sale yang secara otomatis memperbarui inventaris dengan setiap penjualan, tetapi penjualan tidak dapat menceritakan seluruh gambar dengan inventaris.
Tumpahan cairan, sayuran berdaun layu, daging dapat rusak, dan makanan dapat dikirim kembali oleh pelanggan. Sangat penting untuk memeriksa bahan dan memverifikasi apakah kenyataan sesuai dengan harapan. Ketika Anda tetap pada jadwal Anda, Anda akan memiliki minggu, lalu bulan, lalu tahun data untuk kembali dan menganalisis.
17 . Sedangkan untuk melakukan stock manual dibutuhkan, barang yang mudah rusak perlu diperiksa kualitasnya setiap hari, jadi Anda mungkin juga menghitungnya saat berada di sana. Barang-barang yang tidak tahan lama harus dihitung sekali atau dua kali seminggu, tergantung pada seberapa cepat Anda melewatinya. Anda harus selalu melakukan ini ketika Anda ditutup, dan sebaiknya sebelum Anda membuka.
Yang penting adalah tetap pada jadwal seolah-olah bisnis Anda tergantung padanya. Anda tidak dapat menundanya, dan bukan seolah-olah Anda dapat melakukannya dua kali pada hari berikutnya sebagai kompensasi. Semakin banyak Anda memasok Point of Sale Anda dengan data yang teratur dan andal, semakin baik pemahaman Anda tentang pembelian dan penggunaan Anda.
18. Catat limbah (dan mengapa itu terjadi): seperti disebutkan sebelumnya, pemborosan dapat dan akan terjadi dari waktu ke waktu terlepas dari seberapa baik Anda mencoba untuk mengurangi itu. Namun, setiap kali makanan dikurangkan dari inventaris Anda, Anda harus tahu alasannya. Sebagian besar alasan itu ditemukan dalam laporan penjualan. Tetapi ketika makanan tidak dijual dan masih diambil dari rak? Anda juga perlu tahu itu.
Saat Anda melakukan stock manual, jangan hanya membuang bahan-bahan kadaluarsa dan memperbarui inventaris Anda. Catat limbahnya, dan tambahkan alasannya. Hal yang sama harus dilakukan ketika sesuatu tumpah, atau pelanggan mengirim sesuatu kembali. Pelacakan inventaris yang hebat bukan hanya tentang mengetahui apa yang Anda miliki. Ketika Anda tahu apa yang telah Anda sia-siakan, Anda dapat menaruh tanda dolar pada kerugian itu dan memahami dampaknya. Ketika Anda tahu mengapa Anda menyia-nyiakan, Anda dapat mengambil tindakan untuk mencegah hal itu terjadi lagi.
19. Pastikan inventaris sudah terbaru sebelum melakukan pengiriman: Kapan pun Anda tahu Anda akan menerima pengiriman, pastikan Anda mulai dari hitungan yang baru diverifikasi. Ini mencegah kemungkinan kebingungan ketika menambahkan stok baru dengan apa yang sudah ada di rak.
20. Buat bagian: Apakah penyimpanan Anda dibagi? Apakah Anda memiliki ruang untuk pasta, sayuran, buah-buahan dan bumbu? Jika Anda memadukan produk dan barang kering Anda, manajemen inventaris akan menjadi sedikit lebih sulit.
Membagi ruang penyimpanan Anda tidak hanya membuat inventaris menjadi lebih tidak praktis, tetapi juga memudahkan untuk menginstruksikan staf untuk mendapatkan sesuatu dari gudang. Alih-alih mengirim karyawan Anda berburu perburuan, bagian yang jelas untuk setiap item memudahkan untuk mengambil item.
21. Kelompokkan barang-barang seperti ini: Menghitung kotak-kotak gelas lebih mudah daripada menghitung rak atau cangkir individual, bukan? Tetapi untuk pekerja yang sibuk yang membutuhkan cangkir jus 16 ons (dan yang tidak memikirkan pemeriksaan inventaris akan muncul di akhir minggu ini), membuka kotak baru alih-alih mencari yang sudah terbuka sepertinya merupakan pilihan tercepat. Ingatkan staf bahwa menggunakan paket terbuka terlebih dahulu sangat penting untuk proses inventaris yang lebih cepat. Dan jangan lupa memberi tahu mereka bahwa pada akhirnya pekerjaan mereka juga akan lebih mudah.
Anda mungkin berakhir dengan dua kotak terbuka dari waktu ke waktu, tetapi jika staf Anda memahami pentingnya proses, mereka akan berpikir dua kali sebelum merobek kotak baru.
22. Jadikan sebagai kebiasaan: Proses selangkah demi selangkah meningkatkan keandalan persediaan dan meningkatkan konsistensi antara pengambil inventaris yang berbeda. Proses Anda harus merinci di mana pengambilan inventaris harus dimulai dan berhenti. Dan apa yang berhasil untuk satu restoran tidak akan berhasil untuk semua. Putuskan gaya mana yang menurut Anda paling cocok. Opsi yang dapat Anda gunakan termasuk:
- Bekerja searah jarum jam dan bergerak di sekitar ruangan, dimulai dengan pintu pada jam 12
- Menghitung dari depan ke belakang dan dari atas ke bawah
- Hitung dulu pendingin lalu pindah ke penyimpanan kering
Anda akan mengetahui bahwa jika Anda mengembangkan suatu sistem, pekerjaan Anda akan lebih mudah dilakukan. Setelah proses Anda selesai, Anda akan dapat melihat seberapa jauh proses inventaris karyawan Anda hanya dengan melangkah ke ruang penyimpanan.
23. Beri insentif: Sudah melakukan semua hal di atas dan inventaris Anda masih dipertanyakan dengan akurat? Bosan memarahi orang yang salah hitung atau salah simpan? Jika tidak, dia mungkin benar. Sebagai gantinya, coba gunakan penguatan positif. Hadiahi pencatat inventaris Anda yang paling andal dan konsisten.
Insentifnya tidak selalu harus dalam dolar dan sen, berikan kepada inventaris Anda kemeja seragam baru yang tampak tajam atau hadiahi karyawan dengan satu jam cuti dengan gaji. Anda mungkin akan melihat peningkatan antusiasme serta keandalan inventaris.
24. Jangan Abaikan Inventaris yang Tidak Digunakan: ruang stok dan dapur Anda harus menjadi tempat yang dinamis. Ketika mereka tidak, inventaris yang tidak digunakan menganggur ... menghabiskan ruang ... menghabiskan banyak uang. Jadi, apa pun yang Anda lakukan, jangan abaikan. Melakukan inventarisasi memberi Anda keuntungan serius — peluang untuk benar-benar melakukan sesuatu dengan barang yang terlalu banyak Anda miliki.
Misalnya Anda memesan 2 karung garam seminggu seperti jarum jam. Alih-alih menempatkan pesanan secara membabi buta hanya untuk menumpuk di ruang stok, lihat inventaris Anda, sesuaikan pesanan Anda, dan pertahankan lebih banyak uang Anda. Ketika Anda mengenali surplus pasokan, potong item itu dari pesanan Anda berikutnya ... dan simpanlah sampai Anda membakar sebagian besar stok Anda.
25. Jangan Biarkan Limbah Makanan : Pemborosan makanan terjadi. Tetapi salah satu manfaat utama dari pengambilan inventaris adalah Anda dapat melihat seberapa banyak yang Anda buang. Anda kemudian memiliki kesempatan untuk mengekang limbah di restoran Anda. Berdayakan karyawan Anda untuk menampilkan kelebihan bahan dalam spesial sehari-hari. Mereka dapat berperan aktif dalam mencegah pemborosan makanan terkait pesanan berlebih dengan menjual spesial. Jika Anda mendapati diri Anda memiliki kantung kaki katak tambahan, bermimpilah hidangan pembuka kodok yang menawarkan hidangan kepada pengunjung.
Alih-alih mencetak menu khusus, minta server Anda menyajikan secara khusus pelanggan khusus yang lapar. Anda tidak hanya akan membuat makanan yang terbuang sia-sia digunakan dengan baik ... Anda juga akan mengingatkan karyawan Anda betapa kehilangan restoran karena pemesanan berlebihan.
26. Jangan Memperkirakan Kuantitas: banyak waktu, orang-orang yang merasa bahwa mereka "berpengalaman" akhirnya membuat perkiraan alih-alih benar-benar melakukan perhitungan. Misalnya mereka mungkin mengatakan "itu terlihat seperti sekitar 3 lusin telur", tanpa benar-benar membuka karton.
Ini sama sekali tidak bisa diterima. Persediaan yang diperkirakan tidak berguna bagi manajer dan restoran pada umumnya. Jika Anda menggunakan spreadsheet Excel atau metode penghitungan kertas manual ... Anda benar-benar harus menghitung setiap item, setiap kali.
Jika Anda memiliki teknologi yang tepat, Anda dapat lebih percaya diri melakukan tebakan yang dihitung, meminimalkan kemungkinan kesalahan perhitungan, dan masih memiliki angka keuangan yang Anda butuhkan.
27. Jangan Gagal Menyelidiki Pencurian: meskipun Anda mungkin bukan Sherlock Holmes, jika inventaris Anda menunjukkan bahwa seorang karyawan (atau mungkin dua) mencuri, Anda perlu mengambil tindakan. Fakta yang tidak menguntungkan adalah sebanyak 43% dari kerugian ritel (termasuk industri jasa makanan) disebabkan oleh pencurian karyawan.
Dan yang mengejutkan, 75% dari semua karyawan melaporkan telah mencuri dari majikan pada suatu saat. Jadi, bagaimana Anda tahu jika seorang karyawan mencuri? Perhatikan perbedaan antara harga pokok penjualan dan jumlah barang di tangan Anda. Jika ada perbedaan, itu tidak berarti bahwa seseorang mencuri ... koki Anda mungkin terlalu berat dengan bahan.
Tapi itu harus memicu penyelidikan tambahan ... apakah ini makanan limbah atau pencurian ini? Tentu saja, jika barang yang terus hilang adalah botol anggur terbaik Anda atau bahkan potongan daging terbaik Anda, Anda mungkin memiliki kasus pencurian karyawan di tangan Anda.
Faktanya adalah ... bahkan karyawan terbaik pun tidak kebal dari godaan. Jika Anda telah melatih karyawan Anda tentang pentingnya inventaris, Anda mungkin melihat manfaat tambahan: Menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa menjaga inventaris yang akurat adalah cara yang baik untuk mempertahankan pekerjaan mereka.
28. Dapatkan Staf untuk Membeli-Ke manajemen inventaris: Anda tahu betapa pentingnya inventaris Anda ... tetapi apakah karyawan Anda tahu? Jika staf Anda tidak mengerti betapa persediaan sangat kritis bagi kesehatan restoran Anda, mereka mungkin tidak mendedikasikan banyak upaya untuk memastikan mereka sudah melakukannya dengan benar.
Luangkan waktu untuk melatih karyawan Anda secara formal tentang pentingnya inventaris dan praktik. Karyawan Anda perlu tahu bahwa memiliki angka yang akurat dapat meningkatkan laba Anda. Dan itu secara langsung berdampak pada kesuksesan restoran dan keamanan pekerjaan mereka.
29. Jadwalkan Secara Biasa: Kapan Anda melakukan inventarisasi? Jika jawaban Anda selama waktu istirahat, itu tidak cukup baik. Untuk memastikan inventaris benar-benar terjadi, jadwalkan waktu yang konsisten untuk melakukannya setiap minggu. Mempertahankan jadwal yang ditetapkan secara teratur meningkatkan keandalan angka penghitungan stok Anda. Karena Anda meminumnya pada titik yang sama dalam seminggu setiap minggu, Anda harus melihat konsistensi antara angka-angka. Jadwalkan inventaris untuk waktu sunyi antara makan siang dan makan malam untuk membuat prosesnya tidak sesakit mungkin.
30. Persediaan Lengkap Pra-Pengiriman dan setelah pengiriman besar : jika ruang stok Anda terlihat berantakan, Anda jauh dari sendirian. Bahkan jika Anda memiliki tempat untuk semuanya, dan semuanya ada di tempatnya ... hari pengiriman akan menjadi sibuk. Jika Anda menerima pengiriman pada hari Kamis, lakukan inventaris pada hari Rabu. Pengambil inventaris Anda akan menghargai sikap bijaksana ini.
31. Lakukan Pemeriksaan Spot : Anda tidak dapat menghitung masing-masing dan setiap item setiap hari. Tetapi Anda dapat memilih beberapa untuk memeriksa dari waktu ke waktu. Pilih 4 item yang sangat mahal setiap minggu ... atau beberapa item yang Anda tampaknya hampir habis ... dan inventariskan produk ini setiap hari selama seminggu. Pemeriksaan spot sangat membantu dalam situasi di mana Anda telah mencurigai barang-barang tertentu akan hilang
Informasi yang Anda kumpulkan akan memberi Anda ide yang lebih baik tentang kapan barang yang hilang mungkin keluar dari dapur. Saat melakukan pemeriksaan spot, Anda harus mencoba agar tidak dapat diprediksi, sehingga staf Anda tidak dapat menebak kelompok item tertentu yang akan Anda coba inventariskan.
32. Kunci : Perlakukan inventaris Anda seperti Anda melakukan uang tunai. Karena memang, itu mewakili dolar dan sen. Jaga keandalan inventaris Anda dengan tetap terkunci. Dengan inventaris Anda di lokasi yang aman, Anda dapat yakin bahwa itu tidak dirusak dan bahwa angka-angka Anda sama diandalkannya seperti saat Anda mendapatkannya.
Apa yang Anda simpan di bawah kunci dan kunci? Item yang paling Anda pedulikan. Jika staf Anda melihat Anda mengambil langkah-langkah untuk memastikan keamanan inventaris Anda, mereka akan tahu seberapa besar Anda peduli tentang itu ... yang dapat menginspirasi mereka untuk lebih peduli juga.
33. Jangan Beli Terlalu Banyak : Salah satu cara termudah untuk menjaga restoran Anda tetap sehat secara finansial adalah dengan membatasi inventaris Anda. Tetapi berapa banyak yang cukup? Pertanyaan ini telah menjangkiti pemilik restoran selama bertahun-tahun. Anda tidak ingin mengikat semua uang Anda dalam persediaan atau berisiko kehilangan banyak uang karena pembusukan. Tetapi Anda juga tidak ingin kehabisan produk paling populer atau protein yang paling berharga. Dianjurkan untuk menjaga inventaris Anda 1, 5 kali lipat dari harga pokok penjualan mingguan Anda.
34. Mengotomatiskan Inventaris Anda: Tidak ada jalan lain ... Anda harus mengotomatiskan proses inventaris Anda. Anda tidak punya waktu untuk lembar pelacakan kertas atau spreadsheet manual ... terutama ketika 5 tahun terakhir telah menghasilkan aplikasi restoran yang mudah digunakan dan terjangkau.
Tentu, ada banyak cara Anda dapat melakukan inventaris. Tetapi ada beberapa kebenaran universal yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan metode mana yang terbaik. Spreadsheet jauh dari bagus di zaman modern ini. Tidak ada cara lain untuk mengatakannya.
Dari entri manual yang membosankan hingga pembuatan formula yang menghabiskan waktu, metode inventaris berbasis spreadsheet penuh dengan tugas yang tidak punya waktu untuk Anda. Aplikasi akan membuat hidup Anda jauh lebih mudah dan ada manfaat finansial. Dengan mengotomatiskan pengambilan inventaris Anda, Anda dapat melakukannya lebih cepat ... Anda dapat melakukannya dengan lebih akurat ... dan Anda dapat membuat tugas itu cukup sederhana sehingga siapa pun dapat melakukannya.
Bantu diri sendiri dan bisnis Anda, gunakan aplikasi atau perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengambil inventaris Anda. Penghematan waktu, kesederhanaan, kemudahan menarik laporan ... semua fitur ini akan membuat Anda bertanya-tanya mengapa Anda menunggu begitu lama. Pemilik restoran modern tidak harus melakukannya sendiri saat melakukan inventarisasi. Anda dapat meningkatkan efisiensi dan keakuratan inventaris Anda dengan menempatkan proses dan teknologi yang tepat untuk bekerja.
35. Kembangkan Sistem dan Latih Semua Staf Anda: Untuk memastikan proses restoran menjadi hijau sepanjang masa operasi Anda, latih semua staf Anda di dalamnya. Ya, kecil kemungkinan Anda akan membutuhkan seluruh staf Anda untuk setiap pemeriksaan inventaris, tetapi idenya adalah bahwa jika perlu, siapa pun bisa masuk untuk membantu. Item inventaris spesifik akan bervariasi dari restoran ke restoran, tetapi latih staf Anda tentang ketentuan manajemen persediaan universal ini:
- Inventaris duduk : Ini adalah jumlah produk (atau nilai dolar) yang saat ini Anda miliki di rumah. Apapun kenaikan yang Anda gunakan, baik itu ukuran atau jumlah dolar, pastikan Anda konsisten di mana-mana.
- Deplesi : Ini adalah jumlah produk (atau nilai dolar) yang Anda gunakan dalam rentang waktu tertentu. Tetapkan jendela Anda ke peningkatan harian, mingguan, atau bulanan, dan hitung menggunakan data penjualan dari sistem Point of Sale (POS) Anda.
- Penggunaan : Ini adalah jumlah persediaan duduk (atau nilai dolar ') dibagi dengan penipisan rata-rata, dalam jendela yang ditentukan. Jadi, jika Anda memiliki 4 galon saus dalam persediaan duduk Anda dan tingkat penipisan Anda adalah galon seminggu, penggunaan saus adalah 4 minggu.
- Varians : Ini pada dasarnya adalah perbedaan antara penggunaan teoritis Anda (biasanya "dihitung" oleh POS Anda) dan penggunaan Anda yang sebenarnya. Jadi, jika Anda mencatat penggunaan daging sapi di $ 100 dalam seminggu, dan POS Anda "memperkirakan" $ 90 varians Anda adalah $ 90 (teoritis) - $ 100 (aktual) = - $ 10 atau -10%.
- Hasil : Ini adalah persentase dari produk yang sebenarnya diperhitungkan dalam penjualan vs jumlah teoritis yang menurut POS seharusnya digunakan. Hitung Hasil dengan mengambil penggunaan teoritis Anda dan membaginya dengan yang sebenarnya. Dalam contoh terakhir: Penggunaan teoritis adalah $ 90 dan penggunaan aktual $ 100 atau $ 90 (teoritis) / $ 100 (aktual) = $ 0, 90 atau 90%
36. Kelola Persediaan secara teratur dan konsisten: Mengambil inventaris bukanlah tugas, jadi jangan perlakukan seperti itu! Data yang Anda kumpulkan dari upaya manajemen inventaris Anda akan menentukan menu Anda dan pada akhirnya, strategi masa depan seluruh restoran Anda. Dalam semua yang Anda lakukan: bersikap proaktif, teratur, dan jangan menunggu sampai Anda hampir kehabisan sesuatu untuk merespons.
Selalu bawa inventaris Anda di waktu yang sama dan di waktu yang sama dalam seminggu. Jika tidak, sedikit inkonsistensi akan membuangnya di antara sesi. Jika Anda pergi satu bulan mengambil inventaris di pagi hari, lalu mengambilnya di malam hari, Anda akan menemukan ketidakkonsistenan dalam data. Melakukan inventaris pada waktu yang sama minggu demi minggu memastikan data Anda seakurat dan seandal mungkin.
37. Berlakukan Mentalitas Pertama Masuk Pertama Keluar (FIFO): FIFO singkatan dari “pertama masuk pertama keluar.” Tidak masuk akal untuk menggunakan item baru untuk memasak ketika masih ada beberapa batch yang tersisa. FIFO menyarankan agar Anda menggunakan makanan yang lebih tua dalam inventaris Anda terlebih dahulu, memastikan tidak ada yang buruk.
Keempat huruf ini membentuk standar emas untuk semua manajemen inventaris restoran dan memastikan Anda menghemat inventaris Anda. Untuk menerapkan strategi FIFO yang efektif, beri label semua makanan Anda dengan tanggal Anda menerimanya dan tanggal kadaluwarsa. Gunakan makanan yang akan kadaluwarsa paling cepat sebelum makanan lain dan tetap waspada atas apa yang akan habis.
38. Ambil inventaris setelah restoran tutup, atau sebelum dibuka: Anda tidak dapat mengambil inventaris yang akurat saat barang sedang dijual. Kapan pun Anda memilih, tetaplah menggunakannya. Jika Anda selalu mengambil inventaris pada hari Selasa, tetapi terkadang Anda melakukannya di malam hari dan kadang di pagi hari, akan ada fluktuasi dalam hasil minggu ke minggu.
39. Bersihkan dan atur area stok Anda sebelum mengambil inventaris: Buang barang-barang yang sudah kadaluwarsa, pindahkan barang-barang serupa ke rak yang sama dan secara umum, rapikan.
- Jika Anda menggunakan timbangan untuk menimbang persediaan dan mengukur porsi, kalibrasi setiap minggu.
- Standarisasi berapa biaya unit Anda. Harga banyak barang (seperti daging sapi) berubah dari minggu ke minggu. Gunakan harga terbaru yang dibayarkan sebagai standar. Ini adalah cara termudah untuk menemukan dan mengingat
40. Manajemen Bahan Baku: Mengelola persediaan dengan cerdas sangat penting untuk menghindari pemborosan. Gunakan poin-poin ini untuk memastikan bahwa stok Anda digunakan secara efisien.
- Cobalah untuk mengadopsi pendekatan stocking minimal untuk inventaris restoran Anda, terutama dalam kasus yang mudah rusak.
- Selain itu, memesan hanya jika diperlukan membantu menghindari pemborosan.
41. Manajemen dan Biaya Resep : Standarisasi dan Manajemen Resep sangat penting untuk manajemen persediaan yang tepat karena membantu dalam menekan biaya makanan. Dalam resep standar, jumlah masing-masing bahan yang digunakan ditentukan; oleh karena itu sistem manajemen persediaan dapat dengan mudah menilai jumlah hari sisa persediaan akan bertahan. Penggunaan bahan secara acak menyebabkan ketidakseimbangan stok dan menyebabkan stok mengering sebelum waktunya.
Umpan dalam resep Anda dalam perangkat lunak POS untuk menilai penggunaan bahan baku sehubungan dengan penjualan. Ini mengarah pada pencurian yang lebih rendah di restoran. Untuk rantai yang lebih besar, akan membantu untuk menjamin rasa hidangan karena resepnya akan sama di seluruh outlet. Anda juga bisa mendapatkan perkiraan berapa banyak biaya persiapan hidangan dengan bantuan fitur resep biaya.
Anda hanya perlu memberi makan dalam resep bersama dengan porsi masing-masing bahan, dan sistem manajemen persediaan restoran memberi Anda biaya makanan untuk hidangan itu. Ini lebih lanjut membantu Anda menentukan harga jual produk itu. Idealnya, biaya makanan harus 30% dari harga menu atau harga jual.
42. Shelf Life Management : Shelf life management merupakan bagian integral dari manajemen persediaan untuk restoran. Setiap item dalam inventaris memiliki umur simpan yang ditentukan. Beberapa barang seperti nasi dapat bertahan bertahun-tahun, sementara beberapa, seperti sayuran, dapat rusak dengan sangat cepat.
Oleh karena itu, mengelola umur simpan yang tahan lama sangat penting. Untuk setiap item dalam inventaris, Anda dapat menentukan berapa lama item tersebut dapat disimpan dan selanjutnya digunakan, sebelum rusak. Jika karena penjualan yang lambat atau alasan lain, barang-barang itu tidak digunakan selama periode itu, Anda akan diberi tahu bahwa barang-barang tersebut rusak dan tidak boleh digunakan untuk menyiapkan hidangan.
43. Pelaporan dan Analisis : Pelaporan dan analisis adalah fitur penting lain dari manajemen persediaan restoran yang membantu dalam operasi restoran. Laporan penjualan dan penggunaan bahan baku membantu memperkirakan dan membuat rencana masa depan. Laporan untung dan rugi dihasilkan tergantung pada penjualan dan konsumsi stok. Fitur ini lebih lanjut membantu Anda untuk;
- Menganalisis tren inventaris - Anda dapat menganalisis tren inventaris untuk membuat keputusan berdasarkan informasi seperti memutuskan menu. Laporan terperinci berdasarkan konsumsi masing-masing stok memberikan wawasan tentang bahan apa yang paling populer, dan perlu dimanfaatkan lebih banyak dalam resep.
- Catat stok dan pertahankan akurasi - Daftar persediaan yang tersedia yang akurat membantu Anda melacak penggunaan harian dan mingguan
- Sempurnakan ramalan Anda. Peramalan yang akurat sangat penting. Perhitungan penjualan Anda yang diproyeksikan harus didasarkan pada faktor-faktor seperti angka penjualan historis
44. Gunakan perangkat lunak manajemen inventaris berbasis cloud : Cari perangkat lunak dengan analisis penjualan waktu-nyata. Cari perangkat lunak yang terhubung langsung ke titik penjualan Anda, sehingga tingkat stok Anda secara otomatis disesuaikan setiap kali Anda melakukan penjualan. Terima email lansiran harian sehingga Anda selalu tahu barang mana yang rendah atau habis sehingga Anda dapat memesan lebih banyak tepat waktu.
45. Tautkan kontrol kualitas ke manajemen inventaris: Karyawan harus diberi daftar periksa dan / atau sistem komputasi yang dapat membantu mereka dalam mengikuti prosedur yang tepat saat memeriksa barang yang mereka terima. Semua barang harus diperiksa tanda-tanda kerusakan, termasuk kebocoran, air mata, atau segel yang rusak; perbedaan dalam deskripsi - warna, gaya, dan ukuran produk harus identik dengan pesanan pembelian; dan harga dan ketentuan penjualan. Jika kualitas produk lebih rendah dari yang disepakati, barang tersebut harus dikembalikan ke pemasok. Ukuran ini juga menghindari kenaikan tingkat stok yang tidak perlu.
46. Periksa kembali stok pengaman Anda: kadang-kadang manajer restoran mungkin bertanya-tanya tentang jumlah stok yang tidak boleh jatuh di bawah meja dapur mereka. Jawaban sederhananya adalah nol. Stok pengaman hanya berguna jika digunakan. Seluruh poin dari safety stock adalah untuk melindungi terhadap variasi permintaan dan penawaran yang diharapkan.
Jika Anda tidak pernah menggunakan safety stock Anda, Anda memiliki terlalu banyak. Rata-rata, Anda harus berada di bawah tingkat stok pengaman setengah waktu ketika pengisian tersedia, dan di atasnya setengah lainnya. Jika bukan ini masalahnya, Anda perlu memeriksa kembali produk apa yang Anda simpan di setiap lokasi untuk mendapatkan hasil maksimal dari dolar inventaris Anda.
47. Rencanakan ruang penyimpanan Anda: Setiap inci pantry perlu direncanakan untuk memaksimalkan ruang penyimpanan. Ini adalah salah satu praktik manajemen persediaan terbaik yang dapat diimplementasikan tanpa banyak biaya. Ruang tersebut harus ditata sedemikian rupa sehingga memungkinkan pengangkutan barang secara cepat dan lancar. Juga harus ada ruang yang memadai bagi orang untuk bergerak.
Akhirnya Anda harus terobsesi dengan data Anda. Jika Anda mengikuti semua langkah ini, Anda akan menemukan bahwa Anda memiliki pegangan pada bisnis Anda seperti yang belum pernah Anda miliki sebelumnya. Anda akan dapat membandingkan penggunaan Anda dengan perkiraan dan membuat penyesuaian untuk pembelian Anda.
Anda akan tahu apa yang masuk, apa yang keluar, apa yang sia-sia, siapa yang sia-sia — daftarnya terus berlanjut. Ketika Anda terobsesi dengan data Anda secara real time, Anda akan memiliki ide yang lebih baik tentang bagaimana bisnis Anda beroperasi, berapa biayanya, dan cara menghemat uang.
Faktanya, seluruh latihan inventaris secara keseluruhan membuat Anda lebih dekat dengan bisnis Anda. Alur inventaris dari pintu pengiriman di belakang sampai ke perut pelanggan Anda akan menjadi gambaran yang jelas, dan Anda akan dipersenjatai dengan data untuk mempertahankannya. Memiliki perangkat lunak yang baik memang membantu, tetapi Anda harus berkomitmen untuk melakukannya. Makanan di dapur Anda adalah pendapatan yang menunggu untuk terjadi, tetapi juga merupakan pengeluaran yang sudah Anda bayar. Jangan mengabaikannya.